Av Ole Gunnar Honningsøy og Gisle Åsberg – Byggstand

Formålet med statistikken er å skape et digitalt verktøy som gir innsikt i utviklingen av digital samhandling i næringen samt å identifisere årsaker til feilsituasjoner.

Generelt

• Byggevarehandel og leverandører har brukt elektronisk handel (EDI) i 25 år, men det er fortsatt utfordringer med utbredelse og kvalitet.

• Kun 38 % av fakturaene har tilhørende bestillinger, og når digitale bestillinger med bekreftelse og faktura inkluderes, er tallet ca. 28 %.

Utfordringer

• Spesialhåndteringer hos EDI-operatørene:

• Utstrakt bruk av samlefakturaer

• Delfakturering og “akonto” behandling

• Store utfordringer med kvaliteten på produktinformasjon (grunndata), som påvirker utbredelsen av EDI.

• Kun 64 % av linjene i bestillinger matcher med fakturaer, og tallet synker til 53 % når bekreftelser inkluderes

• Standardens fokus på miljøvennlige materialer og produksjonsmetoder bidrar til en mer bærekraftig industri, noe som er viktig i dagens samfunn.

Byggevarehandel og leverandører har implementert elektronisk handel (EDI) i 25 år, men statistikken viser at det fortsatt er en lang vei å gå. Byggstand har analysert transaksjonsdata fra de store byggevarekjedene for å måle utbredelse og kvalitet.

Bruken av EDI varierer betydelig mellom kjedene og fra butikk til butikk, men generelt er bruken sporadisk og tilfeldig. Rutiner for å sikre datakvalitet blir ikke fulgt.

Utfordringer som statistikken belyser ift faktisk bruk

Spesialhåndteringer hos EDI-operatørene

• Standardisering: Utvikle og implementere bransjestandarder for EDI-transaksjoner for å redusere behovet for spesialhåndtering.
• Automatisering: Bruke avanserte algoritmer og maskinlæring for å automatisere prosessen med å håndtere spesialtilfeller, slik at de kan behandles mer effektivt.

Samlefakturaer

• Unike referansenummer: Innføre unike referansenummer for hver bestilling som inkluderes i samlefakturaer, slik at det blir enklere å matche fakturaer med bestillinger.
• Automatisert matching: Implementere systemer som automatisk kan matche samlefakturaer med de tilhørende bestillingene basert på referansenummer og andre identifikatorer.

Delfakturering

• Klarere spesifikasjoner: Sørge for at hver del av en bestilling som faktureres separat, har en klar og entydig referanse til den opprinnelige bestillingen.
• Integrerte systemer: Bruke integrerte ERP-systemer som kan håndtere delfakturering og sikre at alle deler av en bestilling spores og matches korrekt.

Lang historikk med spesialtilpasninger

Det har vært fokus på EDI i byggenæringen i 25 år, lenge før EHF gjorde sitt inntog. Hovedfokuset har vært å etablere en-til-en-integrasjoner mellom handelsleddet og deres leverandører. Ofte har det vært nødvendig med testing og endringer mot enkeltaktører innenfor kjedene på grunn av tekniske og systemmessige forskjeller mellom butikkene.

I utgangspunktet er det opp til leverandører og handelskjeder hvilket format som sendes til EDI-operatøren, basert på hvordan funksjonaliteten er utviklet. Det har vært mange forsøk på å standardisere formatet fra bransjens side, som for eksempel Neb-formatet basert på EDIFACT. Mange tok det i bruk, men det ble ikke satt noen reelle krav om at dette skulle brukes av alle i bransjen. Formatet har heller ingen valideringsregler, så utbredelsen førte egentlig bare til litt mindre mapping mellom formater hos EDI-partene.

Historisk sett har en EDI-implementering vært basert på testfiler mellom to parter, testing, endringer, ny testing, godkjenning og produksjon. Dette er en tidkrevende, kostbar og tung prosess.

Grunndata

En gjennomgang av grunndata på hva som er bestilt og hva som kommer tilbake i ordrebekreftelser og fakturaer viser store utfordringer med kvaliteten på grunndata. Dette er en del av forklaringen på hvorfor utbredelsen av EDI går så sakte.

Når vi sammenligner linjer i bestillinger mot linjer i fakturaer, er det kun 64 % som inneholder de samme linjene. For fakturaer hvor vi har både bestillinger og bekreftelser, er tallet nede i 53 %. Dette betyr at kun 15 % av alle bestillinger kunne bidratt til en helautomatisk prosess mellom bestiller og leverandør.

Standardisering

I “Sporbarhet og merkeprosjektet” som Byggstand gjennomførte sammen med flere av Norges største handelskjeder og leverandører, ble det gjennomført tester ved bruk av EHF-formatene. Dette er EHF-formatet (Peppol BIS) med svenske BEAst sine beskrivelser for hvordan disse formatene skal brukes i byggebransjen.

Ved å ta i bruk EHF og Peppol sin metode «connect once, connect to all», fjernes den kompliserte test- og onboardingsprosessen. Når du er registrert som mottaker av bestillinger i Peppol, valideres alle bestillinger mot det samme formatet. Dette eliminerer forskjeller mellom de enkelte aktørene og gjør det unødvendig med en lang testperiode og verifisering av mapping mellom formater hos EDI-operatørene.

Vi påpekte også lav kvalitet på grunndata tidligere i artikkelen. Dette problemet gjenstår fortsatt å finne løsning på.

Digitalisering av Bestillingsprosesser

Det er et uttalt ønske fra både handel og leverandører at bestillinger, bekreftelser, pakksedler og fakturaer skal gå digitalt, men hvorfor får vi det ikke til? Handelskjedene mener at de bruker EDI til «alle» bestillinger til leverandørene, og det står ofte avtalefestet i kontraktene at de skal samhandle digitalt.

Slik det framstår nå, har leverandørene ofte kommet lenger enn kjedene selv, og de ønsker å kunne automatisere bestillingsprosessene enda mer. Men når grunndata i bestillingene fra kjedene er som de er i dag, kan dette ikke gjøres. Flere leverandører har lagt opp prosesser og tekniske systemer for å kunne sende pakkseddel, men det er veldig få som kan motta dette hos handelen. Vi har også erfart at leverandørene lar feilene gli igjennom hos seg selv av frykt for å miste salget om de blir “vanskelige” og stiller krav, selv om dette ofte påfører både leverandør og kunde mye ekstraarbeid.

Teknologien går fremover, og det blir tatt i bruk løsninger for å scanne PDF-ordrebekreftelser med større treffsikkerhet enn tidligere. Kunstig intelligens (KI) erstatter tradisjonell OCR, og linjeinformasjon kan leses og digitaliseres bedre enn før. Når vil en slik løsning kunne lese PDF-er eller andre dokumenter 100 % stabilt uten å kjenne «formatet» fra før? Når dette når markedet, vil vi få en effektivisering langt utover det vi hittil har sett.

Konklusjon:

Til tross for at byggevarehandelen og leverandørene har implementert elektronisk handel (EDI) i over 25 år, viser statistikken at det fortsatt er betydelige utfordringer med utbredelse og kvalitet. Kun en liten andel av fakturaene har tilhørende bestillinger, og bruken av EDI varierer betydelig mellom kjedene og butikkene. Dette indikerer at rutiner ikke blir fulgt konsekvent, og at det er behov for forbedringer i standardisering og automatisering.

For å oppnå en mer effektiv digital samhandling i byggenæringen, er det nødvendig med en helhetlig tilnærming som inkluderer standardisering av EDI-transaksjoner, automatisering av spesialtilfeller, og forbedring av grunndata. Teknologiske fremskritt som kunstig intelligens for skanning av dokumenter kan også bidra til å forbedre prosessene i fremtiden.

Ved å adressere disse utfordringene kan byggenæringen oppnå en høyere grad av digitalisering og effektivitet, noe som vil være til fordel for alle aktører verdikjeden.