Av Gisle Åsberg – Byggstand

Oppsummering

• Fordeler med digitalisering: Digitalisering av ordrebekreftelser gir bedre oversikt over leveranser, automatisk prismatch, og økt sporbarhet og etterprøvbarhet, noe som forenkler og effektiviserer logistikken i bygg- og anleggsprosjekter.
• Standardisering og effektivitet: Peppol Bestillingsavtale standardiserer formatet for ordrebekreftelser, noe som gir automatisert validering, tilbakemelding ved feil, og forenklet onboarding av nye leverandører, i motsetning til tradisjonelle EDI-løsninger som ofte er kostbare og lite fleksible. 

• Implementering i praksis: Veidekke i Norge og NCC i Sverige er blant de første som har tatt i bruk Peppol Bestillingsavtale, noe som har forenklet testprosesser og kravstilling for nye leverandører, og redusert behovet for omfattende testfaser og implementeringskostnader.

Bakgrunn

I over 20 år har bygge- og anleggsbransjen jobbet med å digitalisere flyten av handelsdokumenter. Selv om det har skjedd betydelige fremskritt i kommunikasjonen mellom handelspartnere og leverandører, viser statistikk fra Byggstand at implementeringen av digitale ordreprosesser ikke er kommet så langt som mange tidligere har antatt.

Peppol BIS Bestillingsavtale er utviklet for å løse en spesifikk utfordring: Hva gjør man når det ikke eksisterer en digital ordre? Mange store entreprenører i Norge og Sverige har ikke innført systemer for digitale ordre, og dermed blir ordrebekreftelser ofte sendt som PDF via e-post. Dette skaper utfordringer for sporbarhet, leveransekontroll og fakturagodkjenning.

Peppol Bestillingsavtale fungerer som den digitale avtalen på handelen og gir en strukturert og standardisert løsning for bedrifter som ennå ikke har implementert digitale ordreprosesser.

Fordeler med digitalisering av ordrebekreftelsen

De utførende; som for eksempel større entreprenører i Norge og Sverige er i dag ikke i stand til å sende en digital ordre på grunn av manglende forretningsprosesser med systemstøtte. Det har vært gjort flere forsøk på dette, men implementering av et stort innkjøpssystem er tungt og dyrt, og bruken av dette fra de som jobber på en byggeplass er svært begrenset. Byggeplasslederen benytter heller Excel til sin prosjektoppfølging da dette fremstår som mest effektivt for dem.

For å forenkle og effektivisere logistikken i bygg- og anleggsprosjekter er det viktig å ha kontroll på innkjøp og leveranser. I dag mottas ordrebekreftelser ofte av en tredje part uten at de som faktisk bestilte varene har innsyn i prosessen. Dette kan føre til:

• Uklarheter rundt hvem som har bestilt og om varene faktisk er mottatt.
• Manglende informasjon om forventet leveringsdato.
• Feil ved prissetting som ikke blir oppdaget før fakturaen mottas.

Ved å digitalisere ordrebekreftelsen kan disse utfordringene løses på en mer effektiv måte:

• Bedre oversikt over leveranser – En digital leveransekalender kan opprettes slik at byggeplassene vet hva som kommer og når.
• Automatisk prismatch – Systemet kan kontrollere at prisene samsvarer med avtalene før fakturaen sendes.
• Sporbarhet og etterprøvbarhet – Alle involverte parter har tilgang til samme data, noe som reduserer risikoen for feil og misforståelser.

Standardisering gir økt effektivitet

Tradisjonelt sett har digitalisering av ordrebekreftelser blitt løst gjennom én-til-én EDI-integrasjoner mellom handelspartnere. Dette innebærer at hver enkelt kjøper setter opp spesifikke krav til sine leverandører, ofte ved hjelp av en EDI VAN-leverandør som lager mappinger mellom avsenderens og mottakerens formater.

Denne tilnærmingen har flere ulemper:

• Høye kostnader – Hver ny integrasjon krever omfattende testing og utvikling.
• Manglende validering – Det er sjelden implementert regler for innholdet i en ordrebekreftelse, noe som gir stor variasjon i kvaliteten på dataene.
• Lite fleksibilitet – Hver gang en leverandør oppdaterer sitt system, må det gjennomføres en ny testfase.
• Ansvarsfordeling – Ved at det ikke finnes noen validering i formatet som sendes og mottas, blir det mottagers ansvar å finne ut om leverandøren faktisk har sendt informasjon som tilsvarer kravene som er satt til leverandørene. 

Med Peppol Bestillingsavtale standardiseres dette formatet, noe som gir:

• Automatisert validering – Formatet har innebygde valideringskrav som sikrer at alle nødvendige data er med.
• Tilbakemelding ved feil – Dersom dokumentet ikke kommer frem eller inneholder feil stoppes det og en melding sendes tilbake til avsender om hva som er feil.
• Forenklet onboarding av nye leverandører – Et felles format betyr at nye handelspartnere raskt kan kobles til uten omfattende testfaser.

Peppol-standarden blir kontinuerlig videreutviklet av OpenPeppol, en europeisk organisasjon med bred internasjonal deltakelse. Dette sikrer at løsningen forblir relevant, oppdatert og i tråd med moderne teknologiske krav.

Peppol vs. Tradisjonell EDI 

Peppol BIS Bestillingsavtale forenkler tilgangen til et bredt nettverk av handelspartnere ved å tilby én enkelt integrasjon. I motsetning til tradisjonell EDI, som ofte krever separate tilpasninger for hver enkelt handelspartner, gjør Peppol det mulig å standardisere prosessen, noe som reduserer både implementeringskostnader, vedlikehold og kompleksitet.

Ved å bygge på en global standard sikrer Peppol høy interoperabilitet på tvers av sektorer og landegrenser. Tradisjonelle EDI-løsninger, derimot, innebærer ofte omfattende tilpasninger for å møte kravene til hver enkelt partner, noe som kan gjøre systemene mindre fleksible og mer ressurskrevende.

Et annet viktig aspekt er vedlikehold og oppdateringer. Peppol videreutvikles kontinuerlig av OpenPeppol, en organisasjon som jobber for å sikre at løsningen alltid er oppdatert og i tråd med moderne krav. Tradisjonelle EDI-løsninger er derimot ofte avhengige av leverandørspesifikke oppdateringer eller interne utviklingsprosesser, noe som kan gjøre det vanskeligere å holde systemene ajour.

I tillegg gir Peppol en skalerbar løsning som enkelt kan brukes av ulike handelspartnere uten behov for individuelle avtaler eller omfattende tilpasninger. Dette står i sterk kontrast til EDI, hvor nye partnere ofte krever egne integrasjonsprosesser, noe som kan skape ekstra arbeid og forsinkelser i implementeringen.

Implementering i dag

Noen av de første som har tatt i bruk Peppol Bestillingsavtale i praksis er Veidekke i Norge og NCC i Sverige. 

For Veidekke var en av hovedgrunnene til å implementere dette formatet ønsket om å forenkle testprosessen og kravstillingen for nye leverandører. 

Veidekke har på tvers av konsernet 22 000 leverandører. Å jobbe med en til en oppsett på edi med leverandørmøter, kravstilling, testing og oppfølging ville vært en helt umulig oppgave ressursmessig.  

Ved å standardisere ordrebekreftelsen kan de som allerede benytter dette formatet umiddelbart begynne å sende dokumenter uten behov for omfattende testfaser eller implementeringskostnader.