Krav til digital leveransdata

Digital leveransdata skal rapporteres for:

• Arbeider og transporter utført av kjøretøy eller arbeidsmaskiner.
• Anleggstransporter av gravemasser som forlater arbeidsområdet, i henhold til disse spesifikasjonene 

Format for digitale følgesedler

De digitale følgesedlene skal leveres elektronisk i henhold til BEAst Supply 4.0-rammeverket som baseres på Peppol BIS Advanced Despatch Advice-standarden.

Følgesedlene skal inkludere detaljer som:

• Drivstofforbruk og type drivstoff.
• Transportdistanse.
• Transporterte materialer. I dag brukes det kun for utgravingsmasser som skal transporteres bort fra arbeidsplassen

Denne strukturen muliggjør effektiv overvåking og rapportering av miljøpåvirkningen fra transport og leveranser. Innsamlet data bidrar direkte til Trafikverkets mål om å redusere klimagassutslipp fra transportsektoren.

Implementering og overgangsperiode

Kravet gjelder fra og med oppstarten av leveransen. Det er imidlertid innført en overgangsperiode på noen måneder der leverandører som ikke er ferdig med overgangen til det digitale systemet, kan benytte alternative rapporteringsmetoder. Disse må avtales med Trafikverket på forhånd.

Leverandører oppfordres til å:

• Tilpasse sine systemer til de tekniske kravene.
• Sikre en smidig overgang til digital informasjonsutveksling i henhold til standarden.

Use Cases og dokumentasjonskrav

I prosjektet ble det brukt flere use cases utviklet av Peppol, som er tilgjengelige på BEAst sine hjemmesider. Avtalsguide ADA Moduler.Trafikverket krever følgende use cases:

• UC4: Følgesedler for stasjonær maskintjeneste.
• UC5: Følgesedler for mobil maskintjeneste.
• UC9: Følgesedler for schaktmasser eller avfall inklusive transport.
• UC10: Følgesedler for anleggstransport.

Det planlegges også å implementere:

• UC6: For betong og asfalt i kombinasjon med UC10 (transport).
• UC7: Hvor entreprenøren samler materialer og transport i én pakkseddel (UC6+UC10).

Detaljert informasjon om disse use casene finnes på Peppol sine sider. Advanced Despatch Advice.

Følgesedlene skal inneholde følgende moduler avhengig av tjenestetype:

• UC4: Bas, Stopplass, Fordons-ID, Branschartikkelnummer, Drivmedel.
• UC5: Bas, Startplass, Stopplass, Fordons-ID, Branschartikkelnummer, Drivmedel.
• UC9: Bas, Startplass, Stopplass, Vågsedelnummer, Fordons-ID, Branschartikkelnummer, Drivmedel.
• UC10: Bas, Startplass, Stopplass, Referanse til vågsedel, Fordons-ID, Branschartikkelnummer, Drivmedel.

Formålet med digitale følgesedler

Digitaliserte følgesedler fungerer primært som informasjonsbærere for å rapportere klimaavtrykk knyttet til transport og leveranser. Standarden er valgt fordi den inneholder alle nødvendige informasjonselementer for slik rapportering.

Disse følgesedlene brukes ikke som bekreftelse på mottak av varer, slik det er vanlig i tradisjonelle logistikkprosesser. Videre skal rapporteringen skje daglig eller per kjøring/leveranse, noe som gjør bruk av faktura uhensiktsmessig i denne sammenhengen.

Hva har skjedd i prosjektet?

1. 2016: Utviklingen av systemet ELSA, som fungerer som mottaker av klimadata, ble initiert.
2. 2021: BEAst 4.0 ble lansert som en Peppol-kompatibel standard, noe som åpnet nye muligheter for å utnytte standardisering og den digitale motorveien for dataoverføring.
3. 2021: Trafikverket og BEAst startet et prosjekt der de samarbeidet med både systemleverandører og leverandører innen transport av masser. Målet var å sikre at data kan flyte sømløst fra gravemaskiner eller transportmidler, via leverandørenes systemer, og helt frem til Trafikverket.
4. 2021-2025: Implementeringen av denne løsningen har vist seg å være teknisk krevende for leverandørene. Mange står overfor betydelige utfordringer med å tilpasse sine systemer for å kunne levere de nødvendige dataene, noe som innebærer både teknisk utvikling og organisatoriske endringer.
5. 2025: Nye leverandører får en ledetid på rundt noen måneder fra prosjektstart til de er i stand til å levere data via den digitale motorveien. Denne ledetiden gir nødvendig rom for å tilpasse systemer, etablere nye rutiner og sikre at alle krav oppfylles.

En annen vesentlig utfordring har vært knyttet til bruk av artikkelnummer, som tidligere ofte har vært en del av interne prosesser og rapporteringsstrukturer. Overgangen til en mer standardisert og ekstern datadeling har dermed avdekket behov for ytterligere tilpasninger og harmonisering.

Rapportering av klimainformasjon i faktura via Byggstand

Byggstand har gjennomført prosjektet BEAst Supply 4.0, som fokuserer på å digitalisere handelsprosessene i byggenæringen ved hjelp av elektroniske handelsdokumenter (EDI). Målet er å redusere transaksjonskostnader og forbedre sporbarheten i leveranser. Prosjektet benytter den internasjonale standarden ISO/IEC 19845:2015 og er en del av PEPPOL-nettverket, noe som bidrar til mer effektiv implementering og reduserte kostnader i næringen. 

I praksis har aktører som Skanska, Saint-Gobain Distribution og Byggma testet implementeringen av handelsmeldinger som ordre, ordrebekreftelse, pakkseddel og faktura. Prosjektet har også utviklet metodikker for å formidle klima- og miljødata på produktlinjenivå, slik at aktørene kan levere denne informasjonen uten å endre komplekse prosesser og systemer. 

Prosjektet har resultert i dokumentasjon som viser resultater og erfaringer med bruk av standarden BEAst Supply 4.0, inkludert veiledere for implementering og bruk av miljødata i fakturaer. Dette arbeidet bidrar til å utvide den digitale motorveien mellom aktørene i verdikjeden og sikrer ytterligere digitalisering av handelsmeldinger i byggenæringen. 

Forskjeller

Byggstand-prosjektene har fokusert på leveranser av byggevarer og rapportering av klimaavtrykket til artiklene som brukes i byggeprosessen, inkludert transport til byggeplassen. Hovedmålet har vært å dokumentere karbonfotavtrykket i hele leveransekjeden.

I motsetning til dette fokuserer Trafikverkets prosjekt på rapportering av drivstofforbruk knyttet til transport av masser som grus og stein. Denne rapporteringen skjer daglig og er en del av prosjektets miljøovervåking. Faktureringspraksisen i Trafikverket-prosjektet gjør det lite hensiktsmessig å bruke fakturadokumentet for å overføre klima- og miljøinformasjon, i motsetning til Byggstand-prosessene hvor fakturadokumentet har vært en naturlig del av informasjonsflyten.

Denne forskjellen i fokus og arbeidsprosesser viser behovet for tilpassede løsninger for datainnsamling og rapportering i de ulike prosjekttypene. Mens Byggstand har en materialorientert tilnærming, krever Trafikverkets prosjekt detaljert overvåking av transportens miljøpåvirkning, noe som stiller høye krav til digitalisering og presis dataoverføring i sanntid.

Kort oppsummert

• Krav til digitale leveransdata: Digital leveransdata skal rapporteres for arbeider og transporter utført av kjøretøy eller arbeidsmaskiner, samt anleggstransporter av gravemasser som forlater arbeidsområdet.
• Format og innhold for digitale følgesedler: De digitale følgesedlene skal leveres elektronisk i henhold til BEAst Supply 4.0-rammeverket, og skal inkludere detaljer som drivstofforbruk, transportdistanse og transporterte materialer.
• Implementering og overgangsperiode: Kravet gjelder fra leveransens oppstart, med en overgangsperiode på noen måneder der alternative rapporteringsmetoder kan benyttes.
• Rapportering av klimainformasjon: Formålet med de digitaliserte følgesedlene er å rapportere klimaavtrykk knyttet til transport av masser, og standarden inneholder alle nødvendige informasjonselementer for slik rapportering.